Stappenplan regels in Outlook

#Informatief #Tips

Door Albert | 26-03-2020

Deel dit bericht

Bij het instellen van regels zijn er een aantal verplichte handelingen.
Kies de gewenste actie, selecteer voorwaarden en bepaal tot slot de uitzonderingen.

Hieronder wordt dit stapsgewijs uitgelegd.
 


In Outlook kies je voor het menu ‘start’ en klik je op Regels.

image.png

Kies Regels en waarschuwingen beheren

Onderstaand scherm bevat enkele regels als voorbeeld. Regels kun je achteraf eenvoudig (de)activeren en aanpassen.
 

image-1.png
image-2.png
 

Kies ‘Nieuwe regel’ en ‘Beginnen met een lege regel’.
Je bepaalt dan de voorwaarden, de actie en uitzonderingen.

 

De instellingen voor de regels uit het blog ‘Laat Outlook voor je (thuis)werken’ vind je hieronder:

Bereikbaarheid aangeven

Helaas kun je niet direct kiezen om regels voor vaste dagen in te stellen.
Er is een work-around om dit te regelen:

  1. Kies voor een specifieke tekst in de berichtkop.

    In het voorbeeld hierboven (Op vrijdag niet op kantoor) bevat de gekozen berichtkop ‘fri’ (Friday). Omdat berichtkoppen vanuit de Microsoftserver ook standaard in het Engels worden weergegeven is het verstandig om deze afkorting te kiezen. Voor woensdag kun je bijvoorbeeld ‘wednes’ kiezen. 
    image-4.png
     
  2. Je bepaalt dan de boodschap die automatisch wordt verstuurd. Klik hiervoor op ‘een specifiek bericht’.
    Je kunt de tekst volledig personaliseren naar voorkeur.
    image-5.png
     
  3. Als er uitzonderingen zijn, kun je dat in deze stap aangeven.
    Je kunt kiezen om je melding niet naar collega’s of automatische antwoorden van anderen te sturen.
    image-6.png


    Werk je volgens een vaste structuur en neem je mails alleen gedurende tijdsblokken door?
    Kies dan voor een tijdstip in de berichtknop bij stap A.
    Hiermee houd je relaties duidelijk op de hoogte van je bereikbaarheid en werkwijze.

 

Automatisch ordenen

Met automatisch ordenen worden berichten automatisch in een map of categorie geplaatst.
Deze regel is eenvoudig in te stellen.

  1. Kies de persoon of groep voor je regel. Klik hiervoor op ‘personen of openbare groep’.
    image-7.png
     
  2. Bepaal de actie. Verplaats het bericht bijvoorbeeld naar een unieke map onder ‘naam map’.
    image-8.png
     
  3. Er zijn ook hier uitzonderingen mogelijk. Als je alleen in de CC staat, geldt er mogelijk een andere gewenste actie.
    image-9.png

Bevestig of vul de regel naar jouw wensen aan.
 

Doorsturen en beantwoorden

Je kunt berichten die aan bepaalde criteria voldoen doorsturen of een aangepast antwoord sturen.

 

  1. Kies als eerste de voorwaarden. In dit voorbeeld worden alleen berichten met urgentie ‘hoog’ anders behandeld.
    image-10.png
     
  2. Als actie kun je het bericht doorsturen en de verzender met een persoonlijk bericht informeren over deze handeling.
    image-11.png
     
  3. Om te zorgen dat je berichten niet onnodig doorstuurt, zijn uitzonderingen mogelijk.
    In dit geval kun je zorgen dat het bericht niet wordt doorgestuurd naar een collega als hij de mail ook ontvangt.
    image-13.png

Cookies Wij maken gebruik van functionele-, analytische- en tracking-cookies om onze website te verbeteren. Informatie die wij opslaan zijn je IP-adres, surfgedrag en persoonsgegevens die worden ingevuld.Lees ons beleid