Laat Outlook voor je (thuis)werken

#Tips #Informatief #Persoonlijke ontwikkeling

Door Albert | 26-03-2020

Deel dit bericht

3 manieren om het gebruiksgemak van Outlook te vergroten

 

Outlook is een populair mailprogramma met veel functionaliteiten. 
Sommige functies, om het gebruiksgemak verder te vergroten, zitten verstopt.
Hoe handig ze ook zijn, het wordt hierdoor weinig gebruikt. Een voorbeeld is het gebruik van regels.

Regels zijn een manier om Outlook te personaliseren en af te stemmen op jouw voorkeuren. Eenmaal ingesteld gelden regels op elk apparaat.
Het instellen lijkt ingewikkeld voor de meeste gebruikers. In de praktijk is het makkelijker dan dat het lijkt.
Daarom bespreken we enkele regels die je kunt gebruiken om thuiswerken prettiger en efficiënter te maken.

Om je op weg te helpen hebben we voor deze handige regels een stappenplan opgesteld. Dit stappenplan vind je onderaan de pagina.

 

Bereikbaarheid aangeven

Natuurlijk zouden we willen dat ieder bedrijf 24/7 bereikbaar is. In de praktijk is dat zelden het geval.
Een onderneming is vaak op vaste dagen gesloten of tijdens een meeting tijdelijk niet beschikbaar.
Met thuiswerken is het een stuk uitdagender om de bereikbaarheid van werk en privé te scheiden.

Als werknemer ben je misschien zelf op woensdag nooit aanwezig.
Nu je kantoor tijdelijk aan huis zit ben je misschien sneller geneigd ook op je vrije dag even mails te beantwoorden.

Een out-of-office instellen is natuurlijk niet moeilijk, maar het wordt wel vervelend als je dit elke keer handmatig instelt.
Dat is ook niet nodig, want voor iedere specifieke dag (bijvoorbeeld woensdag) en tijdstip kun je een automatisch antwoord instellen.

 

Automatisch ordenen

Je hoeft niet met oneindige mappen te werken om mails te ordenen. Toch kunnen mappen je helpen om de prioriteit van afhandeling te bepalen.
Mails van collega’s waarbij jij in de CC staat zijn soms minder dringend dan een persoonlijk verzoek van een grote prospect.

Je kunt op basis van afzender of aanhef-eigenschappen een bericht automatisch toewijzen aan een map.
Deze werkwijze kan je helpen om gestructureerd te werken.

 

Doorsturen en beantwoorden

Een automatisch antwoord kan per verzender worden aangepast.
Hiermee personaliseer je een reactie voor bijvoorbeeld leveranciers of vaste contactpersonen in andere organisaties.

Ben je zelf even niet bereikbaar en wacht je bedrijf met spoed op een reactie?
Je kunt een bericht van gekozen contactpersonen automatisch doorsturen naar je collega.

 

Stappenplan instellen regels

Cookies Wij maken gebruik van functionele-, analytische- en tracking-cookies om onze website te verbeteren. Informatie die wij opslaan zijn je IP-adres, surfgedrag en persoonsgegevens die worden ingevuld.Lees ons beleid