Het nieuwe werken: online video conferenties

Online video conferenties

Je hebt vast wel eens gehoord van de term ‘het nieuwe werken’. Misschien heb je daar ook meteen een goed beeld bij. Pakweg tien jaar geleden was het voor bedrijven nog essentieel dat alle medewerkers constant bij elkaar zaten op kantoor. Ook al wonen al die medewerkers verspreid door het hele land, iedereen sprong op tijd in de auto om elkaar op één fysieke locatie te ontmoeten en daar te overleggen en te werken.

Langzaam maar zeker wordt er met het nieuwe werken afgestapt van die gewoonte. Steeds vaker hebben medewerkers geen vaste werkplek op kantoor, maar kunnen ze – vaak met behulp van een laptop – gaan zitten waar ze willen. Alle bestanden en programma’s die je nodig hebt, zijn op te vragen in de Cloud. Je slaat bestanden dus niet meer op je eigen computer op, maar online, zodat je er altijd en overal bij kunt. Thuiswerken wordt ook steeds meer aangemoedigd. Soms is het gewoon efficiënter om bij bepaalde klussen even niet gestoord te kunnen worden door collega’s. Doordat je geen reistijd hebt, heb je meer tijd om je met nuttige zaken bezig te houden. En begin je liever om 10 uur dan om half 9, dan moet je dat doen zolang je uiteindelijk je uren maar haalt. Flexibiliteit, dat is het nieuwe werken.

Het thuiswerken van medewerkers kan een organisatie bepaalde uitdagingen opleveren. Voor sommige meetings is het nu eenmaal noodzakelijk dat medewerkers met elkaar kunnen overleggen. Bij VIP Internet gebruiken we bijvoorbeeld de project methodiek ‘Scrum’, waarbij je elke ochtend tien minuten bij elkaar komt om door te spreken wat iedereen die dag allemaal van plan is te gaan doen. Als een medewerker die hier bij aanwezig moet zijn zich op dat moment ruim 100 km van ons kantoor bevindt, is dit lastig. Maar eigenlijk valt dat heel erg mee. Welkom in de wereld van online videoconferenties.

Sommige bedrijven of particulieren zullen hier reeds veel ervaring mee hebben, anderen juist helemaal niet. Het is niet iets wat echt nieuw is, maar wel iets wat steeds meer gebruikt wordt. En eigenlijk is er niet zo veel voor nodig. Zorg dat je op kantoor een microfoon en liefst ook een webcam hebt, zorg dat de medewerkers die thuis werken over dezelfde hardware beschikken en gebruik een programma als Skype of GoToMeeting. Je kunt elkaar zien en je kunt elkaar horen. Het enige verschil met een vergadering met fysieke aanwezigheid is dat elkaar niet kunt voelen, maar dat is overkomelijk.

Het komt nog wel eens voor dat er bij dit soort online conferenties geen gebruik gemaakt wordt van een webcam. Men denkt dan dat het eigenlijk alleen belangrijk is dat je elkaar kunt horen. Toch voegt het een hele boel toe als je elkaar ook kunt zien. Bepaalde opmerkingen komen toch heel anders op de ontvangende partij over wanneer je kunt zien dat iemand bij de opmerking lacht, of juist een geïrriteerde indruk maakt. Ook kun je aan de lichaamstaal en de uitdrukking van iemands gezicht veel meer afleiden dat je in eerste instantie zou denken. Als je iemand aan de telefoon hebt, zie je niet of iemand aan het fronzen is of dat iemand niet begrijpt wat je zegt. Elkaar kunnen zien heeft daarmee echt meerwaarde, dus het gebruik van een webcam is zeer aan te raden.

Ik noemde net programma’s als Skype en GoToMeeting. Bij VIP Internet gebruiken we de laatstgenoemde. GoToMeeting is een programma dat helemaal is ingericht voor online videoconferenties, met name in een zakelijke context. Naast dat je elkaar kunt zien en horen, is het ook mogelijk om je beeldscherm te delen met de werknemers op afstand. Zo kun je bijvoorbeeld gezamenlijk door bepaalde presentaties of documenten heen lopen, en dat biedt echt meerwaarde. Je kunt zelfs de controle van je computer overdragen aan iemand anders. Zo kan een collega die 100 km verwijderd is van het kantoor, zelf door een presentatie klikken die op een computer op kantoor geopend is. Dit soort functionaliteiten, gecombineerd met een goede webcam en (ingebouwde) microfoon, maken het nieuwe werken mogelijk. In de toekomst zullen we dit soort technieken steeds meer en meer gaan gebruiken. Bent u er dus nog niet bekend mee, neem dan gerust een keer de tijd om deze wereld te verkennen!

Albert Popken - Marketeer & Accountmanager Als Accountmanager en Marketeer weet Albert de vertaalslag te maken tussen Sales & Marketing.

Reageer op dit artikel