Mailinstellingen die je leven makkelijker maken

#Tips

Door Albert | 01-04-2019

Deel dit bericht

Vrijwel iedereen weet hoe je e-mails maakt en beantwoordt. Het is zo eenvoudig dat je je er misschien niet bewust van bent dat een mailprogramma veel verschillende opties biedt.  Er zijn handige mailinstellingen die je leven makkelijker maken. Om er zeker van te zijn dat jij het maximale uit je mailprogramma haalt, geven we je hieronder 5 tips.

 

1: Forwards

Is een collega langere tijd afwezig, is de eigenaar van een mailaccount niet meer werkzaam bij de organisatie of gebruik je zelf diverse mailaccounts? Dan is het bijvoorbeeld mogelijk om een forward in te stellen. Mails komen dan overzichtelijk in aparte mappen binnen. Je kunt ook instellen dat je antwoord vanuit een ander mailadres. Dit en meer kun je eenvoudig aanpassen via regels. Dit artikel van Computertotaal legt duidelijk uit hoe je met regels kunt werken.

 

2: Standaardantwoorden

Waarschijnlijk heb je de out-of-office melding al vaker gebruikt. Toch is het belangrijk om te weten dat je een out-of-office melding handiger kunt instellen dan de meesten denken. Zo kun je ook hier regels instellen om mails door te sturen tijdens je afwezigheid. Je kunt jezelf hierbij in de CC zetten om op de hoogte te blijven. Ook kun je berichten personaliseren voor verschillende ontvangers. Het is met behulp van deze regels mogelijk om je out-of-office melding te personaliseren.

Vergeet niet dat een standaardantwoord ook ingezet kan worden als je wel bereikbaar bent. Zo kun je aangeven dat je mails binnen een bepaalde tijd beantwoordt. Je kunt er dan voor kiezen op vaste tijden je mail te checken en meer focus geven aan je overige werkzaamheden.

 

3: Catch-all

Je kunt in MijnVIP een catch-all mailaccount aanmaken of aanpassen. Een catch-all zorgt ervoor dat alle e-mails die naar jouw domein verzonden worden, dus ook mailadressen die nog niet bestaan, alsnog aankomen. Deze handleiding helpt je met het instellen van een catch-all.

 

4: SSL

Heb je al een beveiligde verbinding ingesteld voor je e-mails? Als je website gebruikt maakt van een SSL-certificaat, dan is het nodig enkele mailinstellingen aan te passen. Door het poortnummer aan te passen loopt de mail voortaan via een beveiligde verbinding. Hoe je een poortnummer aanpast vind je hier.

 

5: Handtekening en standaard tekst

Beantwoord je mails nog met een handmatige groet? Dit kan veel makkelijker door handtekeningen te gebruiken. Je kunt verschillende varianten opslaan en gebruiken. Je handtekening kun je automatisch gebruiken bij elke nieuwe e-mail of reactie.

Er bestaat ook de mogelijkheid om standaard teksten aan te maken. Stuur je dus regelmatig dezelfde stukken tekst? Dan is dit de oplossing voor jou. Meer informatie over standaard teksten in Outlook vind je hier.